成都iso9001 成都iso9001認證如何準備好迎接外審 ?

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前言

本文介紹如何做好迎接外審的準備工作。僅供參考。如有不對，請指正。

1 正確對待外審

1.1 每次審核都是有目的的。譬如，接受第三方審核，通過認證，獲得證書；接受第二方（顧客）審核，希望成為他們的供方，或者其他什么目的。準備工作必須圍繞這個目的進行。

1.2 立足于建立和執行符合要求的體系。通過認證、獲得顧客認可的前提是，實際上已經建立符合標準、相應法規條例和顧客要求的質量管理體系，能提供顧客滿意的產品和服務。而且，要會用客觀證據來證明有效地加以執行。

1.3 積極展示自己能力。無論什么審核目的，迎接外審都是一次展示自己能力的機會。必須正確對待，特別要正確對待審核發現的不符合項。這不是好事，但可以變成好事。要從正積極配合審核方做好審核工作。順利完成審核是審核方和被審核方共同的任務。審核是為獲得審核證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。審核方希望盡快能從現場取得充分的證據，從而相信被審核方的質量管理體系是符合審核準則，是有效的；被審核方應當積極展示符合審核準則的各種證據，證明自己所建立的體系符合標準要求，執行是有效的如何做好這項工作.

2明確這次審核的目的和審核的范圍

管理者代表和負責迎接審核工作的主管人員必須事先盡量早了解、確定以下信息：

2.1 審核的目的。這次審核是認證，還是第二方審核，或者其他什么目的。

2.2 審核的判別準則。不同審核目的應當用不同的審核準則。通常是質量管理體系標準、自己的手冊、程序和其他體系文件和產品文件，還有和顧客簽訂的合同，以及適用的各種法規條例等，都是審核的準則。但是，不同審核目的，側重是不同的。譬如第二方審核比較側重于與他們產品有關的要求。第三方審核側重于過程和顧客的要求。

2.3審核的范圍。確定審核的地點、職能、產品等范圍。

2.4 審核人員數量和分組情況。

通常提前一周，會接到審核方包括以上這些方面的內容的書面通知，可以充分準備。

3 組織落實

3.1 公司層次確定陪同人員

公司要針對認證機構（顧客方）每個審核員各配一名陪同人員。這個（些）人應當熟悉準則、公司機構、分工和業務，有一定的交際和表達能力。負責公司內部向上和與各有關職能之間的溝通。通常由有經驗的內審員擔任。

3.2 各個層次指定接受審核人員

根據質量手冊矩陣圖的分工，和這次審核有關的單位、部門、小組，事先指定一個接受審核的人（通常是主管、或者部門的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一個候補。萬一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上時，候補的頂上。接受審核人員的任務是展示自己所負責部門符合審核準則證據，證明體系執行有效。主要是：

3.2.1 代表單位、部門、小組，按照審核計劃，事先選擇、準備好典型的證據材料，包括文件、記錄、實物和現場的介紹和接待。接受審核時主動提供，作為客觀證據，證明自己的體系符合性和有效性。

3.2.2 現場回答審核員提出的問題，補充提供客觀證據。滿足審核方要求。

3.3 陪同人員和接受審核人員的培訓

3.3.1 把審核計劃事先通知這些人員，做簡單的培訓。時間不超過1小時。如有什么問題，請他們事先提出來，培訓要做培訓記錄。

3.3.2 認識上再統一一下職責分工。體系什么要素由誰負責代表公司提供證據（矩陣表中行和列交叉點中負責部門）？那個職能部門由誰負責？這些接待人員準備提供證據匯集起來，是否能充分證明體系的符合性和有效性。

3.3.3 溝通一下，實際上，建立體系的時候已經明確了3.3.2條內容。只是臨時再強調、提醒一下，達到溝通的目的。同時，讓大家相互知道通訊聯系的方式和信息，如，辦公地點、座機和手機號碼等，以便到時候可以有效溝通。

4 迎接評審的思想動員

4.1 讓員工知道在合適的時候，通過一定的方式，讓全公司員工知道，某時間段內會接受什么審核。

4.2 懂得如何接待

4,.2.1 要求每個員工（至少接受審核時在崗位上的那些員工，包括管理和技術人員），都要認定自己的工作范圍。準備好，第3.2條的內容。譬如，能回答自己負責的工作，執行的文件，選擇好典型的證據材料，證明自己所做工作符合標準、法規和顧客的要求，達到目標要求。事先準備好提供的證據。當審核員要求您展示證據時，可以提供哪些證據？譬如，標準、公司文件（程序、作業指導書）、記錄等。

4.2.2 預計審核時會提出什么問題？應當如何回答。

4.3 每個員工應能回答一些共性的問題

每個員工都有可能被審核到，因此，除了準備自己負責的工作范圍的問題以外，還必須確定一些共同需要認知的問題。應當根據審核目的來確定，其中譬如：

4.4.1ISO9001標準第5.5.2.c）要求，“確保整個組織滿足顧客要求意識的提高”。員工要知道自己做什么工作。這個工作的要求是什么？執行什么文件？

4.4.2 第6.2.2.d）條，“確保員工認識到，他們工作的重要性和相互關系，以及他們是如何為了實現公司質量目標而做貢獻的。”員工應當知道自己所的工作的接受者是誰？包括外部的和內部的顧客是誰？我的工作中的關鍵是什么？測量什么目標？達到的情況如何？我是如何滿足這些要求的。

4.4.3 如果是TS16949的話，員工還要結合自己工作懂得一些統計技術的基本概念。譬如，什么是變差、引起變差的普通原因、特殊原因，什么叫過度干涉、控制不足等。能結合工作，加以解釋更好。

5 迎接審核

5.1 首次會議。正常審核的第一天，會舉行半小時不到的首次會議。由審核方主持。公司領導、管理者代表、各個有關職能接待人和陪同人員要參加。會議出席人員職務和姓名要向對方提交的。

5.2 按照計劃執行審核。每個部門由接待人負責接待。涉及其他部門需要提供的證據，通過陪同人員溝通，及時提供。

5.3搞清楚不符合的事實。如果審核員認為有不符合項時，應當搞清楚事實是什么？依據什么準則說不符合？便于采取糾正措施。

5.4 在末次會議前溝通好如何關閉不符合報告。要把糾正措施方案，計劃完成日期（最長不超過三個月），糾正措施執行后提供哪些客觀證據才能關閉不符合報告，和審核員討論一致。

5.5 利用審核機會，向外審人員學習，提高自己。

6 幾個具體問題

6.1 并不是審核員提出的問題都必須回答，員工只需要回答自己職責范圍內的問題。接受審核時，每個人就在本崗位上正常工作。見面笑臉相迎。當審核員提出問題，應禮貌而又切合實際地回答。但只回答自己所做的，或者自己負責范圍內的問題。其他問題，禮貌地告訴他。“這不是我負責的”。如果再問，婉言相告，“請問我的上司”，或由陪同人員幫助解決。

6.2 建議公司領導不要給員工施加任何壓力。不要制定一些和個人利益有關的政策。譬如，誰吃到一個不符合報告，會如何，如何，甚至加以懲罰。實踐證明，每當員工遇到這樣的壓力，往往會掩蓋不符合項。只要不符合客觀存在，將來一定會出問題，結果可能引起重大損失。應認識到，員工工作沒做好，大多原因不在個人，而是系統。包括由于當事人的能力、或者疏忽大意引起的質量事故，主要原因還在系統，不在個人。至少，沒有把合適的人放在合適的崗位上，是公司值得改進的地方。

6.3 不應當做專門的特殊安排。如果您已經建立和有效執行了質量管理體系的話，任何人來檢查，除陪同人員和相應滿足對方要求外，其他不需要做什么特殊的“應急”準備。譬如，不要專門布置大掃除，因為，您平時就這樣很干凈、整潔；不需要張貼什么標語，正說明沒有什么特殊安排。讓顧客、認證方相信，這就是他們所要看到的體系運行的真實情況。

6.4 迎接前不久發現體系有不符合問題如何辦？公司的體系應當有渠道，例如，在《糾正措施程序》中能讓員工提出問題，或者提出合理化建議的程序等。或者，公司可以安排一些有重點的內審，針對不符合問題開出不符合報告，按照標準要求采取糾正措施，編制計劃，按照計劃執行。外審時，只要計劃如期執行，外審不應當開不符合報告了。針對不符合問題，不要布置下屬采取不正當手法來應付外審，更不提倡弄虛作假。領導這樣做，暗示下屬，也可以對您這樣做，結果往往自己害自己。

6.5 如果發現準備不充分怎么辦？把一個不成熟的體系展示給別人看了以后，要花十倍精力也難以挽回不良的印象。如有可能，請求延期進行審核。

6.6 對不符合有不同看法如何辦？首先要認定客觀事實。考慮是否能進一步提供客觀證據。如果事實符合實際，只是對是否不符合看法再不統一，尊重對方，可以先在審核員的不符合報告上簽名，不要爭辯。事后可以向認證機構提出意見，甚至可以投訴，要求他們重新判定。

6.7 不要錯過學習的機會。通常外審人員比我們要有經驗，我們應該利用這次機會，向他們請教。如果是認證機構，一般不會您應當如何做才能滿足標準要求，但是，我們可以向他們請教如何正確理解標準要求。特別當發現不符合，采取糾正措施的方案，能詳細一些好，便于關閉不符合報告。對顧客來審核，更應當利用這個機會了解顧客的需求和期望，以便滿足他們要求。

7 爭取一次通過檢查

什么叫“一次”通過檢查呢？譬如說，檢查發現一些問題。不管問題多大，多少，通常審核方會和公司討論，給出一些時間，一般認證公司會給出最長容許三個月，讓被審核方做好糾正措施，把不合格項關閉掉。通過郵寄或者去認證公司展示糾正措施有效的證據以后，就會推薦頒發證書的。

如果檢查發現系統性重大問題，認證公司有可能再來一次，這就不算“一次”通過了。這樣，公司不但要多花錢，更重要的是名聲不好。會失去客戶對公司產品質量的信任。發展下去，定單會轉給其他公司做了。公司沒有客戶，也就難以生存了。所以，審核是否能一次通過，對公司和員工都是切身利益相關的大事。

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