企業(yè)建立體系不僅可以規(guī)范基礎(chǔ)管理，還可以增強客戶信任，贏得市場機會。不管企業(yè)規(guī)模大小，建立體系是很普遍的事情。作為食品企業(yè)或食品相關(guān)企業(yè)，主要建立的是食品安全管理體系，像ISO22000、HACCP、FSSC22000、BRC、IFS、SQF等等。這些體系的建立過程都大同小異，但對于很多體系新手來說，可能不太熟悉如何在公司內(nèi)策劃導(dǎo)入體系，為此，本文就建立體系的全過程進(jìn)行分析。

第一步，準(zhǔn)備工作

1.思想準(zhǔn)備：統(tǒng)一思想，將公司建立體系的決策和要求通過啟動會傳達(dá)至各階層;

2.組織準(zhǔn)備：成立貫標(biāo)小組，負(fù)責(zé)體系策劃、文件編寫、運行檢查和組織審核活動;

3.能力準(zhǔn)備：對主要的中高層人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，充分理解標(biāo)準(zhǔn)和掌握體系策劃方法;必要時，可以選擇咨詢顧問參與;

4.計劃準(zhǔn)備：項目組長負(fù)責(zé)制定《貫標(biāo)推行計劃》，周期一般4~6個月;

第二步，現(xiàn)狀調(diào)查和差異分析

任何企業(yè)都具備一定的體系基礎(chǔ)，只不過各企業(yè)的基礎(chǔ)情況差異很大，且與體系標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差距，需要先行分析，確定需要完善的內(nèi)容，為后續(xù)的體系策劃明確重點。企業(yè)一般不具備診斷的能力，可以委托外部機構(gòu)老師進(jìn)行診斷。對企業(yè)管理現(xiàn)狀的調(diào)查，主要包括硬件和軟件，具體包括如下內(nèi)容：

1.硬件設(shè)施方面：現(xiàn)場檢查，對車間布局、基礎(chǔ)設(shè)施、現(xiàn)場管理、設(shè)備設(shè)施、檢測能力、倉儲條件、蟲害控制、異物控制等進(jìn)行診斷，提出需要改善的地方;

2.合規(guī)性資料方面：確認(rèn)生產(chǎn)許可范圍、產(chǎn)品標(biāo)簽、配方管理、人員健康證、人員資質(zhì)、產(chǎn)品檢驗、水質(zhì)檢測、車間潔凈度驗證等資料是否符合法規(guī)要求;

3.管理過程方面：識別公司現(xiàn)行的管理流程，如員工培訓(xùn)流程、文件管理流程、供應(yīng)商管理及采購流程、開發(fā)流程、生產(chǎn)流程、品控流程、生產(chǎn)計劃流程、工藝管理流程、客訴及退貨流程、不良品處理流程、召回流程等，分析這些流程是否建立相關(guān)文件和記錄，建立的文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的要求;

4.技術(shù)性資料方面：如配方、技術(shù)文件、原料和產(chǎn)品驗收標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、檢驗規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程等是否建立充分;

5.前提方案和良好衛(wèi)生規(guī)范方面：如設(shè)備維護(hù)、清潔消毒、異物控制、食品防護(hù)、預(yù)防欺詐、過敏原管理、追溯系統(tǒng)等是否建立了相關(guān)的制度和記錄;

6.危害分析和控制計劃方面：是否進(jìn)行了危害分析，是否建立了HACCP計劃和OPRP計劃。

通過全面診斷，貫標(biāo)小組編制《差異性分析報告》，并向全公司進(jìn)行通報。

第三步，體系策劃

1.硬件方面，需要根據(jù)《差異性分析報告》進(jìn)行改善，貫標(biāo)小組制定改善計劃，確定責(zé)任人和完成日期。硬件整改可能需要花費較長時間，所以應(yīng)及早準(zhǔn)備。

2.軟件方面：整理、分類和提煉(包括職能分析)，繪制管理模式圖，確定組織結(jié)構(gòu)和管理職責(zé)，編制職能分配表，建立過程清單，并繪制過程流程圖，確定每個過程需要建立的文件和記錄，形成《體系文件清單》，貫標(biāo)小組制定文件編寫和修改計劃;

第四步：文件編寫、評審

1.貫標(biāo)小組制定文件編寫和修改計劃，將編寫任務(wù)進(jìn)行分配;

2.確定文件范本，體系文件較多，每一份都從頭開始編寫是比較困難的，可以找一套與行業(yè)接近的體系文件參考著編寫。

3.盡管有了體系文件范式，但絕不能照搬照抄，需要結(jié)合企業(yè)實際進(jìn)行編制。這一步需要花費大量的時間。每個過程的文件，最好由過程主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)編寫，并盡量聽取執(zhí)行層的意見，切勿所有文件由體系專員一人代寫，這樣寫出來的文件質(zhì)量不高的。

4.貫標(biāo)小組可以成立評審小組，對每一份寫好的文件，都需要評審。文件評審要抓住幾個重點，一是文件應(yīng)符合體系標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)及客戶要求;二是文件應(yīng)符合實際操作;三是文件盡量簡潔明了，不能過于繁雜，也不能自相矛盾和重復(fù);

5.經(jīng)過評審的文件，由體系專員負(fù)責(zé)進(jìn)行匯編，統(tǒng)一格式，并進(jìn)行編號，打印、蓋試運行受控章。

第五步：文件發(fā)行和試運行

1.貫標(biāo)小組召開文件發(fā)行宣貫大會，根據(jù)過程職責(zé)，發(fā)放各部門所需的文件，保留發(fā)行記錄。

2.貫標(biāo)小組應(yīng)組織各部門學(xué)習(xí)崗位相關(guān)的體系文件，確保各執(zhí)行層都理解文件要求;

3.試運行一般為1~2個月，在試運行期間，各執(zhí)行層可以就文件適宜性提出修改，這一步很有必要，因為試運行版本的文件多少存在不足，經(jīng)過這一步的完善，可以大大提供文件的適用性。

4.試運行期間，貫標(biāo)小組應(yīng)對各執(zhí)行層進(jìn)行指導(dǎo)，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時糾偏，改正習(xí)慣，引導(dǎo)大家對文件的重視，梳理制度至上的觀念。

第六步，正式運行

試運行結(jié)束后，文件正式審定、批準(zhǔn)生效，蓋正式發(fā)行受控章。

第七步，組織內(nèi)部審核

1.經(jīng)過一段時間的試運行，一般在文件發(fā)行后的第3個月，可以組織實施內(nèi)部審核;

2.實施內(nèi)審前，需要確定并培養(yǎng)內(nèi)審員，掌握體系審核的方法。

3.貫標(biāo)小組或體系負(fù)責(zé)人制定審核計劃，并按計劃實施審核活動;審核過程應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真對待，對發(fā)現(xiàn)的問題，可以是文件方面的問題，也可以是執(zhí)行方面的問題，都應(yīng)及時改正。

第八步，組織管理評審

1.內(nèi)審結(jié)束后，由最高管理者(一般是總經(jīng)理)組織管理評審。

2.管理評審過程也可能會對體系提出改進(jìn)的地方，根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行修改。

第九步，認(rèn)證審核

1.管理評審結(jié)束后，如果體系運行較為成熟，可以向認(rèn)證機構(gòu)提出認(rèn)證申請;

2.認(rèn)證審核前，企業(yè)可以安排多一次的預(yù)評審，再次對體系進(jìn)行檢查和完善;

3.認(rèn)證審核一般分為兩個階段，第一階段主要確認(rèn)企業(yè)體系策劃的完整性、合規(guī)性資料的完備性以及硬件設(shè)施的符合性;一階段提出的不符合項應(yīng)按照認(rèn)證機構(gòu)的要求及時整改;整改完成后安排第二階段審核。第二階段是對體系全過程、全項目的審核，審核結(jié)果會影響是否予以頒發(fā)證書。第二階段不符合項按要求整改后，一般1個月可以取得證書。

第十步，體系維護(hù)

1.證書一般三年有效，每年要接受認(rèn)證機構(gòu)的監(jiān)督審核;三年到期換證審核。

2.取得證書后，企業(yè)要保持體系正常運行，不能說拿了證，體系又扔在一邊不管了。前期體系專員可以多去檢查和指導(dǎo)，也可以在各部門中委任一名ISO專員，負(fù)責(zé)本部門體系運行的監(jiān)管。

3.很多企業(yè)不善于體系維護(hù)，等監(jiān)督審核時，又臨時抱佛腳去準(zhǔn)備資料，這樣的體系是不可能產(chǎn)生價值的。

結(jié)語：

食品安全管理體系是企業(yè)管理的根基，根基不牢，問題接踵而至，忙于救火，疲于應(yīng)對，所以，正確的做法是，認(rèn)真策劃體系，嚴(yán)格執(zhí)行體系，加之有效的監(jiān)督檢查，實現(xiàn)體系的持續(xù)改進(jìn)。

當(dāng)然體系做不好，也是有很多原因的，比如領(lǐng)導(dǎo)不重視、資源不匹配，部門不認(rèn)同，員工習(xí)慣難改變、執(zhí)行無監(jiān)督等等，但不管什么原因，首要一條就是先理解體系，一個企業(yè)如果連懂體系的人都找不出一個，那體系成什么樣是可想而知的。

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