企業建立體系不僅可以規范基礎管理，還可以增強客戶信任，贏得市場機會。不管企業規模大小，建立體系是很普遍的事情。作為食品企業或食品相關企業，主要建立的是食品安全管理體系，像ISO22000、HACCP、FSSC22000、BRC、IFS、SQF等等。這些體系的建立過程都大同小異，但對于很多體系新手來說，可能不太熟悉如何在公司內策劃導入體系，為此，本文就建立體系的全過程進行分析。

第一步，準備工作

1.思想準備：統一思想，將公司建立體系的決策和要求通過啟動會傳達至各階層;

2.組織準備：成立貫標小組，負責體系策劃、文件編寫、運行檢查和組織審核活動;

3.能力準備：對主要的中高層人員進行標準培訓，充分理解標準和掌握體系策劃方法;必要時，可以選擇咨詢顧問參與;

4.計劃準備：項目組長負責制定《貫標推行計劃》，周期一般4~6個月;

第二步，現狀調查和差異分析

任何企業都具備一定的體系基礎，只不過各企業的基礎情況差異很大，且與體系標準存在一定的差距，需要先行分析，確定需要完善的內容，為后續的體系策劃明確重點。企業一般不具備診斷的能力，可以委托外部機構老師進行診斷。對企業管理現狀的調查，主要包括硬件和軟件，具體包括如下內容：

1.硬件設施方面：現場檢查，對車間布局、基礎設施、現場管理、設備設施、檢測能力、倉儲條件、蟲害控制、異物控制等進行診斷，提出需要改善的地方;

2.合規性資料方面：確認生產許可范圍、產品標簽、配方管理、人員健康證、人員資質、產品檢驗、水質檢測、車間潔凈度驗證等資料是否符合法規要求;

3.管理過程方面：識別公司現行的管理流程，如員工培訓流程、文件管理流程、供應商管理及采購流程、開發流程、生產流程、品控流程、生產計劃流程、工藝管理流程、客訴及退貨流程、不良品處理流程、召回流程等，分析這些流程是否建立相關文件和記錄，建立的文件是否符合標準和法規的要求;

4.技術性資料方面：如配方、技術文件、原料和產品驗收標準、工藝規程、檢驗規程、設備操作規程等是否建立充分;

5.前提方案和良好衛生規范方面：如設備維護、清潔消毒、異物控制、食品防護、預防欺詐、過敏原管理、追溯系統等是否建立了相關的制度和記錄;

6.危害分析和控制計劃方面：是否進行了危害分析，是否建立了HACCP計劃和OPRP計劃。

通過全面診斷，貫標小組編制《差異性分析報告》，并向全公司進行通報。

第三步，體系策劃

1.硬件方面，需要根據《差異性分析報告》進行改善，貫標小組制定改善計劃，確定責任人和完成日期。硬件整改可能需要花費較長時間，所以應及早準備。

2.軟件方面：整理、分類和提煉(包括職能分析)，繪制管理模式圖，確定組織結構和管理職責，編制職能分配表，建立過程清單，并繪制過程流程圖，確定每個過程需要建立的文件和記錄，形成《體系文件清單》，貫標小組制定文件編寫和修改計劃;

第四步：文件編寫、評審

1.貫標小組制定文件編寫和修改計劃，將編寫任務進行分配;

2.確定文件范本，體系文件較多，每一份都從頭開始編寫是比較困難的，可以找一套與行業接近的體系文件參考著編寫。

3.盡管有了體系文件范式，但絕不能照搬照抄，需要結合企業實際進行編制。這一步需要花費大量的時間。每個過程的文件，最好由過程主導部門負責編寫，并盡量聽取執行層的意見，切勿所有文件由體系專員一人代寫，這樣寫出來的文件質量不高的。

4.貫標小組可以成立評審小組，對每一份寫好的文件，都需要評審。文件評審要抓住幾個重點，一是文件應符合體系標準、法規及客戶要求;二是文件應符合實際操作;三是文件盡量簡潔明了，不能過于繁雜，也不能自相矛盾和重復;

5.經過評審的文件，由體系專員負責進行匯編，統一格式，并進行編號，打印、蓋試運行受控章。

第五步：文件發行和試運行

1.貫標小組召開文件發行宣貫大會，根據過程職責，發放各部門所需的文件，保留發行記錄。

2.貫標小組應組織各部門學習崗位相關的體系文件，確保各執行層都理解文件要求;

3.試運行一般為1~2個月，在試運行期間，各執行層可以就文件適宜性提出修改，這一步很有必要，因為試運行版本的文件多少存在不足，經過這一步的完善，可以大大提供文件的適用性。

4.試運行期間，貫標小組應對各執行層進行指導，并對執行情況進行檢查，及時糾偏，改正習慣，引導大家對文件的重視，梳理制度至上的觀念。

第六步，正式運行

試運行結束后，文件正式審定、批準生效，蓋正式發行受控章。

第七步，組織內部審核

1.經過一段時間的試運行，一般在文件發行后的第3個月，可以組織實施內部審核;

2.實施內審前，需要確定并培養內審員，掌握體系審核的方法。

3.貫標小組或體系負責人制定審核計劃，并按計劃實施審核活動;審核過程應嚴肅認真對待，對發現的問題，可以是文件方面的問題，也可以是執行方面的問題，都應及時改正。

第八步，組織管理評審

1.內審結束后，由最高管理者(一般是總經理)組織管理評審。

2.管理評審過程也可能會對體系提出改進的地方，根據評審結果進行修改。

第九步，認證審核

1.管理評審結束后，如果體系運行較為成熟，可以向認證機構提出認證申請;

2.認證審核前，企業可以安排多一次的預評審，再次對體系進行檢查和完善;

3.認證審核一般分為兩個階段，第一階段主要確認企業體系策劃的完整性、合規性資料的完備性以及硬件設施的符合性;一階段提出的不符合項應按照認證機構的要求及時整改;整改完成后安排第二階段審核。第二階段是對體系全過程、全項目的審核，審核結果會影響是否予以頒發證書。第二階段不符合項按要求整改后，一般1個月可以取得證書。

第十步，體系維護

1.證書一般三年有效，每年要接受認證機構的監督審核;三年到期換證審核。

2.取得證書后，企業要保持體系正常運行，不能說拿了證，體系又扔在一邊不管了。前期體系專員可以多去檢查和指導，也可以在各部門中委任一名ISO專員，負責本部門體系運行的監管。

3.很多企業不善于體系維護，等監督審核時，又臨時抱佛腳去準備資料，這樣的體系是不可能產生價值的。

結語：

食品安全管理體系是企業管理的根基，根基不牢，問題接踵而至，忙于救火，疲于應對，所以，正確的做法是，認真策劃體系，嚴格執行體系，加之有效的監督檢查，實現體系的持續改進。

當然體系做不好，也是有很多原因的，比如領導不重視、資源不匹配，部門不認同，員工習慣難改變、執行無監督等等，但不管什么原因，首要一條就是先理解體系，一個企業如果連懂體系的人都找不出一個，那體系成什么樣是可想而知的。

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