檢驗現場的記錄該用手寫記錄還是電子記錄?

在ISO/IEC 17020換版培訓和標準條款理解討論過程中，ISO/CASCO/WG 31國內歸口工作組整理了培訓中評審員和獲認可機構關注的一些問題。《ISO/IEC 17020：2012〈合格評定-各類檢驗機構的運作要求〉標準理解與百問百答》一書對這些問題進行了整理，并請培訓老師進行了解答。

【問題提出人】獲認可檢驗機構

檢驗現場的記錄哪些文件必須要求手寫記錄?比如現場結果是否可以使用電子檔，結果記錄直接確認，僅簽字部分手寫記錄?

【問題解答】

CNAS-CI01：2012 7.3.1要求：檢驗機構應保持一個記錄體系(見8.4)以表明有效執行檢驗程序且能夠對檢驗活動進行評價。

檢驗機構應建立有效執行檢驗程序且能評價檢驗活動的記錄體系，檢驗記錄應包括足夠的信息(即是夠詳細和全面)。以表明有效執行了檢驗程序并保證能對檢驗活動進行評價。檢驗員應及時記錄在檢驗過程中的觀察情況和(或)所得數據，以防丟失有關信息，一般情況下，以在檢驗進行過程中當場記錄為宜。檢驗過后再做的記錄會因記憶的原因，易出現信息不全或不準確。

對檢驗工作的滿意評價至少需要包含下列信息，這些信息都應反映在記錄中：

——所檢驗物品的詳細情況;

一一檢驗的條件;

——檢驗所用的設備;

一一實施檢驗的人員;

——所用設備的驗證記錄;

一一所用的檢驗方法或程序;

一一檢驗觀察到的情況;

——未檢驗到的項目(要注明原因，如不能安全進入等);

一一客戶指令;

一一工作的評審;

一一其他記錄(如客戶或第三方所提供的供檢驗中考慮的信息等)。

記錄應包括在檢驗地點收集到的原始記錄和隨后所做的解釋。檢驗員的觀察記錄應足夠洋細，以便另一名檢驗員有信心開展重復檢驗。

標準對哪些文件必須要求使用手寫進行記錄沒有要求。如果能夠保證電子記錄的審核路徑、數據安全和完整性，并且能夠防止其他人員誤用，而且機構對系統的符合性和適宜性進行過完整的確認，同時機構的相關文件規定允許這么操作的情況下，按照相關程序規定進行操作，現場檢驗結果也是允許使用電子記錄的。允許結果記錄中僅簽字部分為手寫記錄而其他部分均為電子記錄。

【舉例說明】

某檢驗機構可使用手機聯網操作，在進行現場檢驗時，采用現場拍照作為原始記錄，將這些圖片上傳至所使用的手機檢驗系統內，同時也可錄人相關的檢驗數據，這些上傳的照片和輸人的電子數據就可作為檢驗的原始記錄。

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