4.4.5 各部門應形成本部門的適用文件清單,明確適用文件名稱、記錄表格。

4.5文件的修訂

4.5.1質量、環境、職業健康安全管理手冊、《程序文件》的修訂由行政部說明更改原因，以確認其適宜性，并按審批程序批準后，由行政部組織修訂所有受控的文件。其他文件由原編制部門自行更改，更改后的文件應按上述規定程序重新會簽并由行政部分發各使用單位。

4.5.2局部文件更改方法如下：

a)改頁，同時收回舊頁。

b)直接在現行文件上用不易褪色的筆在更改處打一橫線，在適當位置處清晰寫上更改內容，簽上名字和日期。

4.5.3文件多次修訂或雖未多次修訂但改動較大，可改版重新發行。改版的文件可不填寫《文件更改記錄表》，但必須將整份文件重新提交有關部門按審批程序進行。文件第一次發行時,版本為A,以后每修改一次在主版本號后加次版本號，如A.1、A.2、A.3.其余類推。第2、3次發行時,版本依次為B、C,依此類推。

4.5.4 當新版文件發布實施后，舊版文件同時自動作廢。

4.6文件的回收和銷毀處理

4.6.1行政部負責質量、環境、職業健康安全管理手冊、《程序文件》的回收和銷毀。

4.6.2其他單位負責除4.6.1條款外本部門使用的文件的回收和銷毀。

4.6.3當文件破損嚴重，影響使用時，文件保管人應交回破損文件，由行政部負責人審批后補發新文件。新文件的分發仍沿用原文件分發號，行政部負責將破損文件銷毀。當文件保管人將文件丟失后，應經部門主管審核，管理者代表審批后，到行政部辦理領用手續。行政部在補發文件時應給予新的分發號，并在《文件發放、回收記錄》上注明丟失文件的分發號作廢。

4.7文件和資料的管理

4.7.1當有的部門因法律、法規或資料積累的需要而保留失效文件時,應在失效文件上醒目的地方加蓋“作廢”印章,以作識別,并在《文件發放、回收記錄》上加以記錄，以保證各部門都能使用有效文件。

4.7.2 行政部應存檔保存所有的新版本的環境、職業健康安全管理手冊、《程序文件》正本，分類存放,并加編目或加索引,以利方便調閱。

4.7.3 文件與資料的貯存條件應符合以下要求:通風、防潮、防蛀,防止損壞與遺失。

4.7.4使用的文件由各收文單位或持有者妥善保管,應防止損壞、霉變或遺失,未經行政部批準不得擅自復制、更改,未經公司領導批準,不得擅自外借。

4.7.5存檔文件的借閱：需借閱文件的人員經文件管理部門負責人批準后，方可借閱;借閱者應在指定的日期歸還文件。

4.7.6質量環境與職業健康安全管理體系文件和資料的持有者若調離崗位或離開本公司，應如數把文件或資料交還給本部門。

4.7.7如文件和資料以電子媒體或硬體拷貝形式存在時，應專人進行妥善保管并保持新有效的版本及其安全性。

4.8外部文件的控制

上級傳送與質量管理、環境管理或職業健康安全有關的法規性文件，由行政部負責傳遞相關職能部門。其他與環境管理或安全有關的外來文件由對外溝通的職能部門造冊管理，使用單位自行獲取的外部文件應由使用單位造冊登記并報行政部。使用單位應采取適當方式了解外部文件新更改情況，以便獲取新版本的外部文件。

4.9  所有文件均需字跡清楚，注明日期(包括修訂日期)，標識明確，妥善保管。

4.9記錄管理

4.9.1 記錄的保存要注意防潮、防蛀。應分列放置于相應的文件柜或文件夾

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